Como reorganizar a gestão dos negócios em 6 passos

A atividade econômica começa a ser reaberta no Brasil após cerca de três meses, entre março e junho, depois que muitos negócios fecharam devido à pandemia de covid-19. A retomada, contudo, é gradual. Enquanto algumas empresas começaram a abrir com restrições, outras aguardam autorização. Especialista explica que o atual momento deve ser de cautela e conservadorismo na arrumação das contas, uma vez que há muitas incertezas quanto a volta e continuidade das atividades.

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“A melhor coisa a fazer é ser bem conservador, porque o grau de incerteza ainda é muito grande. O empreendedor tende, ao primeiro sinal, agarrar todo o otimismo que tem e, com isso, achar que a retomada vai ser um sucesso. Mas pode ser que (a economia) feche de novo. Tem uma série de coisas com um grau de incerteza muito grande”, explica Igor Senra, CEO da fintech Cora.

Uma das grandes dificuldades vivida nas empresas é a redução e até falta de receita. Assim como no período de quarentena, é necessário ajustar os cálculos e buscar economia na retomada, seja com o corte de despesas, por exemplo com aluguel e internet, seja com a negociação de dívidas.

A ideia central é conhecer a situação das contas. Uma das dicas elencadas por Igor é acompanhar o fluxo de caixa, utilizando como referencial a destinação de 50% dos recursos para gastos essenciais, 30% para gastos variáveis e 20% para dívidas e investimentos. Confira outras dicas do especialista para planejar a gestão financeira dos negócios:

Analisar histórico de despesas

É importante fazer um levantamento dos custos e das receitas dos últimos períodos, a fim de criar um histórico para análise. Caso não haja essas informações, é possível elaborar o “Orçamento Base Zero”, no qual o empreendedor tenta fazer uma previsão de gastos simplesmente, olhando para o futuro e tentando antecipar o que considera essencial neste momento. O que ficar de fora dessa lista deveria ser cortado.

Listar e classificar ganhos e custos

Para se ter um panorama geral dos recursos da empresa, o primeiro passo é organizar o fluxo de caixa, listando tudo o que já está contratado, tanto as entradas de dinheiro previstas, como as despesas (contas a pagar e contas a receber).

Na prática, essa é a hora de colocar na ponta do lápis tudo o que a empresa tem de ganhos e subtrair as despesas e as dívidas. Se estiver faltando dinheiro, é hora de tomar decisões com os sócios e outros administradores.

“É importante separar aquilo que é gasto essencial, como aluguel, luz e água, daquilo que é supérfluo, como tv por assinatura. Coloque neste controle as suas dívidas atuais ou potenciais, que possam impactar o fluxo de caixa, como empréstimos, financiamentos, boletos atrasados”, sugere Igor.

Negociar as contas

Embora o aluguel seja uma despesa essencial, o empreendedor está impossibilitado de usar o local. Como a quarentena é uma situação atípica e não estava prevista em contratos, é aconselhável procurar o proprietário ou administrador do imóvel para rever o valor da cobrança do aluguel.

Se o estabelecimento estiver fechado, deve-se cancelar ou suspender todos os serviços não utilizados, como internet e TV.

Se a empresa tiver dívidas, a ideia é priorizar a negociação das que possuem juros mais altos. “As consequências de atrasar os pagamentos geram o efeito ‘bola de neve’, comprometendo ainda mais a saúde financeira da empresa no futuro”, lembra Igor.

Considerar opções de crédito

Linhas de crédito podem ser uma boa alternativa para colocar o orçamento em dia e fugir dos juros abusivos. É possível, por exemplo, falar uma portabilidade de dívida, que consiste em trocar um débito mais caro por um mais barato. Lembrando que o pagamento do empréstimo deve ser considerado no cálculo do fluxo de caixa.

É importante pesquisar bem as opções disponíveis no mercado e para o tipo de negócio específico. Diversas empresas disponibilizam simulações de crédito de forma gratuita e online. Compare as opções, avaliando o Custo Efetivo Total (CET) da operação, que engloba todos os custos do processo (impostos, taxas, seguro, abertura de cadastro, juros).

Estabelecer metas e prioridades

Estabelecer metas de curto, médio e longo prazos, de forma objetiva e com valores planejados, é fundamental para ter um objetivo e seguir o planejamento. Caso o nível de endividamento seja muito grave, considere tomar medidas mais drásticas, por exemplo procurar um outro imóvel mais barato ou procurar outros fornecedores com preços mais acessíveis.

Antes de tomar qualquer decisão, é preciso entender os seus gastos e classificá-los como estratégicos (custos que agregam valor à marca, ao produto e ao serviço) e não-estratégicos (obrigações que não são diretamente perceptíveis por parte dos clientes). A prioridade é manter em dia os custos estratégicos, como os custos com pessoal.

“Sem colaboradores a empresa não funciona. Honrar estes compromissos, mesmo neste momento de dificuldade, é muito importante. Os pedidos já realizados também devem ser priorizados, mesmo que precise fazer negociações”, acrescenta Igor.

Acompanhar o fluxo de caixa

Após tomar todas estas medidas, continue acompanhando o seu fluxo de caixa para ver se está melhorando e se ainda há oportunidades para reduzir outros custos nos meses seguintes.

Uma boa medida para acompanhamento e controle é a regra “50-30-20”, em que destina-se 50% dos recurso para pagamentos de despesas essenciais, 30% para custos variáveis, e 20% para dívidas e investimentos.

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