Como fazer uma boa avaliação de desempenho na era do home office

Inspirar os funcionários a continuarem engajados e produtivos é uma dificuldade. A porcentagem de executivos em chefia que cita o desempenho como sua principal preocupação aumentou de 36% em 2019 para 56% em 2020, segundo pesquisa realizada pela empresa Predictive Index, que realiza análises de dados para ajudar as empresas na tomada de decisões administrativas e de recrutamento.

Abaixo alguns conselhos para os gestores em suas avaliações de desempenho num ano com mudanças drásticas por causa da pandemia de coronavírus.

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Antes da reunião com o funcionário: um gestor hábil trata de cada problema ou sucesso no momento em que ele surge, de modo que não deve haver surpresas para o funcionário quando é feita a avaliação do seu desempenho.

O trabalho remoto, contudo, significa “menos conversa inútil e reuniões aleatórias sobre a situação e responsabilidades relativas a um projeto”, disse Kevin Rockman, professor de administração na School of Business da George Mason University, em Fairfax, Virgínia.

O professor acrescenta que hoje é mais provável que as opiniões do funcionário e do seu gerente sobre como as coisas ocorreram sejam divergentes. Para melhorar este efeito, ambas as partes devem ter tempo de analisar o desempenho e compartilhar suas conclusões antes da reunião de avaliação. O gestor vai saber se as análises diferem e o funcionário terá tempo para conhecer a avaliação do seu gerente e se preparar para perguntas antes da reunião.

Coleta de informações: você não deve ter muitas informações num período em que não está diariamente ao lado do funcionário no escritório. Assim, é importante se informar com membros do time, clientes ou parceiros. Se duas pessoas têm responsabilidades similares, mas você fica sabendo que uma é melhor para dar sugestões e solucionar problemas, isto é importante. Pergunte quem se destaca nesse aspecto, disse Susan Kline, consultora na área de trabalho e emprego e advogada na Faegre Drinker, em Indianápolis.

Uma reunião iniciada com empatia: Sempre é importante ser claro quanto às atividades em que o funcionário se sobressaiu e aquelas em que ele deixou a desejar, mas hoje outros fatores pessoais também têm de ser levados em conta, disse Shelli Holland, vice-presidente de Recursos Humanos na Phone2Action, empresa que faz conexão entre grupos de defesa e autoridades eleitas.

Antes da pandemia, os empregados conseguiam separar facilmente os problemas em casa dos seus afazeres no local de trabalho, então era mais fácil para os gestores realizarem sua avaliação com base somente na produção do funcionário. “Hoje não há uma linha de separação entre trabalho e vida doméstica. Temos de conhecer a pessoa de modo mais holístico”, disse Holland.

Os problemas pessoais aumentaram hoje, como por exemplo ter de trabalhar em um apartamento apertado, lidar com problemas de doença em casa, controlar o estudo on-line dos filhos, ou cuidar de um parente idoso, ou tudo isto ao mesmo tempo. “Brigas, apertos e frustrações” relacionados ao trabalho abrangem a frequência da comunicação ou mesmo a clareza no tocante às atribuições do funcionário, disse Rockmann.

Um mau desempenho devido a fatores temporários não deve ser julgado da mesma maneira que uma atividade ruim por falta de capacidade ou esforço. Independente da razão do trabalho medíocre, provavelmente será mais fácil ajudar os membros do time a melhorarem em vez de contratar e treinar um novo funcionário remotamente.

Suporte e privacidade: Hoje as conversas sobre desempenho rapidamente se tornam pessoais. Mas há uma linha tênue que separa a empatia da privacidade, disse Holland. Os gestores podem perguntar ao funcionário o que os está impedindo de fazer um trabalho melhor ou indagar sobre acomodações específicas que necessitam, mas cabe ao funcionário decidir os detalhes pessoais que deseja revelar. Quando ele relata uma preocupação, ambos devem então trocar ideias para solucionar o problema, como uma mudança da hora de reunião em grupo, ou reembolso para fones de ouvido contra ruídos ou móveis de escritório ergonômicos.

É interessante perguntar, por exemplo, sobre a saúde do pai do funcionário ou como vão as aulas online dos filhos, caso tenham sido mencionados. “Os gestores podem também se referir às suas próprias demandas” para oferecer um conselho e mostrar que compreende as dificuldades que muitas pessoas vêm enfrentando este ano.

Reconhecer que as metas mudaram: antes o funcionário cumpria as metas estabelecidas? Se agora não, talvez seja porque o caos e as mudanças este ano tornaram as metas de seis meses antes, ou até do mês passado, obsoletas. No caso de elas permanecerem ou outras terem sido adicionadas, é preciso avaliar como o empregado teve de trabalhar para cumpri-las e como se adaptou.

Qualidades pessoais como flexibilidade, criatividade, iniciativa e trabalho em equipe são mais importantes do que listas de tarefas e devem ser reconhecidas, disse Kline. O simples fato de uma pessoa manter uma atitude positiva, incentivar e ajudar os outros quando o mundo do trabalho mudou é muito bom para um time, disse Kline, e deve ser destacado.

Quanto mais próximo do presencial, melhor: quando se trata de marcar uma conversa envolvendo avaliação do funcionário, um bate-papo por vídeo é melhor do que uma conversa por telefone, disse Rockman. E melhor ainda é uma reunião presencial respeitando o distanciamento social. Um encontro num parque ou num café ao ar livre, talvez uma caminhada, diz ele. “Um gestor que se dispõe a ir ao encontro de um funcionário mostra que realmente quer ajudá-lo a melhorar. Além disso, a comunicação fica mais fácil como também falar de assuntos problemáticos.

Auxiliar o funcionário a evoluir na função: Uma conversa franca sobre a carreira do empregado, objetivos de ascensão, é mais importante do que analisar o desempenho do seu trabalho remoto, disse Holland. Sem o contato pessoal com outros grupos, as pessoas acham que estão trabalhando para atingir as metas da empresa, mas não as delas. Vale a pena discutir as oportunidades de desenvolvimento profissional do empregado e maneiras para ajudá-lo a progredir. O gestor deve deixar a reunião com algumas decisões a serem implementadas em benefício do seu funcionário e checar periodicamente se houve avanços.

Manter os níveis de envolvimento e produtividade altos tem ficado mais difícil à medida que a pandemia se estende. Os gestores têm de se certificar de que funcionários com alto desempenho estão satisfeitos ou em busca de um novo emprego. Especialidades à prova da pandemia, como vendas ou trabalho técnico, ainda estão em forte demanda, apesar da desaceleração da economia, disse Holland.

Terminar a avaliação com otimismo: A atitude e o estado de espírito de um gestor afetam o seu time. Sincero ou não muito, o gestor deve encerrar a reunião de modo alentador, com frases como “conseguimos” ou “estou pronto para apoiá-lo”. Reflita sobre como 2020 foi um ano de turbulência, disse Kline, “em seguida fale de como será alcançado o sucesso em 2021”.

(Tradução de Terezinha Martino)

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