Assustado com o caso da USP? Veja como planejar uma formatura

Após o caso envolvendo a Turma 106 de medicina da Universidade de São Paulo (USP), muitas desconfianças surgiram em relação à organização financeira para as festas de formatura. A aluna Alicia Muller Dudy Müller Veiga, de 25 anos, desviou quase R$ 1 milhão dos recursos que estavam sendo arrecadados para o evento.

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Para que um sonho não se transforme em pesadelo, vale tomar diversas precauções na hora de se planejar para o momento. O primeiro passo é formar a comissão de formatura, que assumirá diversas responsabilidades, desde a escolha de atrações da festa até o controle do dinheiro. O grupo também irá atuar como um mediador entre os alunos da turma e a empresa de formatura contratada.

De acordo com Paula Bazzo, planejadora financeira CFP pela Planejar (Associação Brasileira de Planejamento Financeiro), as funções delegadas para cada pessoa da comissão devem estar claramente detalhadas em um contrato realizado entre os estudantes, sendo que a parte das finanças precisa ficar sob responsabilidade de mais de um membro. Isso impede que o dinheiro seja usado para outros fins, como em benefício próprio, por exemplo.

“Tem que deixar tudo documentado na forma de contrato entre os estudantes, para saber quais valores serão pagos, o que acontecerá se a pessoa ficar inadimplente ou o que ocorrerá caso a pessoa decida sair do curso e desista de participar da festa”, afirma.

O tempo também é um fator fundamental. Quanto maior o prazo para acumular o dinheiro a ser arrecadado, melhor. Adiantar o processo e acompanhá-lo, sem deixar de fiscalizar a comissão, diminui os valores a serem pagos nas prestações mensais. No entanto, Bazzo recomenda que o aluno tenha concluído pelo menos 30% do curso antes de começar a se programar, para observar se realmente gostou e se irá continuar até o final.

Ao decidir iniciar os preparativos, chega o momento de escolher a empresa de formatura. Michel Brucce, presidente da Associação Brasileira de Empresas de Formatura (Abeform), recomenda cautela nessa fase. “Busquem fazer reuniões com várias empresas antes de fechar negócio. As pessoas devem ficar atentas à questão de valores praticados muito abaixo do mercado, isso é um sinal de grande alerta”, enfatiza.

Ele sinaliza que uma diferença de até 15% de uma empresa para a outra representa um valor aceitável. Uma porcentagem acima dessa indica certos riscos aos alunos, já que a companhia responsável pelo evento pode acabar não honrando com seus compromissos, principalmente em um momento de inflação elevada e maior dificuldade para o setor.

Brucce também recomenda que os estudantes busquem empresas associadas à Abeform. “A associação foi criada há quatro anos com o intuito de fomentar o mercado de formatura, que gera em torno de R$ 7 bilhões ao ano”, afirma.  Além disso, destaca Brucce, a Abeform também procura trazer boas práticas ao mercado. “São 140 associadas em todas as regiões do Brasil. Iniciamos com 35 empresas, buscando conscientizar os empresários do setor.”

Para fazer parte da associação, a empresa precisa ter pelo menos dois anos de existência. O prazo é imposto para que novos negócios consigam ter tempo para realizar a entrega aos seus primeiros clientes. Outro requisito consiste em apresentar certidões negativas (documentos que comprovam se uma companhia tem ou não uma ação civil vinculada ao seu nome) de caráter municipal, estadual e nacional. Além disso, a empresa precisa apresentar seus fornecedores para que a Abeform consiga analisar o negócio e entender o posicionamento da marca no local onde atua.

Brucce enfatiza que a associação não é um órgão fiscalizador nem interfere nas associadas, mas acompanha semestralmente as empresas. “A nossa primeira ideia no acompanhamento é ajudar essa empresa e entender de qual auxílio ela precisa do mercado. Se a empresa, mesmo com esse suporte, não aceitar a nossa ajuda, ela é desconvidada a fazer parte da associação”, diz.

O monitoramento realizado pela Abeform garante maior segurança ao estudante que está à procura de uma empresa de formatura. A ÁS Formaturas, envolvida no caso da USP, por exemplo, não era associada.

Quem deve cuidar do dinheiro?

Após escolher a companhia que ficará responsável pelo evento, chega então o momento de pensar em como guardar o dinheiro que está sendo arrecadado. Segundo Bazzo, da Planejar, existem modalidades jurídicas que centralizam uma associação e não deixam o montante vinculado ao CPF de uma pessoa só.

O ideal é estabelecer um CNPJ sem fins lucrativos que vai reunir esse conjunto de valores, por questões de segurança e até de finanças também. Se apenas um membro decidir guardar todo o dinheiro em sua conta corrente, as dificuldades para justificar a renda são maiores, assim como as chances de cair na malha fina da Receita Federal.

Se o valor for administrado pela própria empresa de formatura, deve haver um contrato especificando em que tipo de investimento está autorizada a aplicação da quantia, qual é a indenização prevista caso o serviço não seja cumprido, quem pode retirar o valor, dentre outras informações.

Uma das pessoas que optou por deixar o dinheiro sob administração da própria empresa de formatura foi Débora Andrade, de 52 anos. Ela se formou em administração de empresas em 2001, na Faculdade Costa Braga, que fechou poucos anos depois, em 2005. Na época de preparação para o evento, ela participou da comissão.

“Começamos a nos planejar em 2000. A empresa contratada foi a Dorana Forte Real e toda a parte financeira foi controlada por eles. A experiência foi muito positiva, tudo transcorreu sem nenhuma intercorrência. Nos reuníamos mensalmente para atualizar todas as informações”, afirma.

Segundo Andrade, a turma conheceu a empresa após a Dorana participar de um evento na faculdade e se apresentar aos alunos. Com as reuniões periódicas, ficou mais fácil organizar a festa.

Essa é inclusive uma das sugestões dadas por Bazzo, da Planejar. Os alunos devem realizar prestações de contas mensais, mostrando quem pagou, quem está atrasado, quais as entradas e saídas, qual o saldo do depósito de contribuições, além de apresentar todos os recibos. “Sempre é muito positivo quando os pagamentos acontecem por meio de instituição financeira, de forma rastreável dentro do sistema, diferentemente do dinheiro recebido de forma física”, diz.

Novas opções têm surgido no mercado para facilitar a vida dos estudantes. O Keeper, empresa de arrecadação e gestão financeira para formaturas, é regulamentado pela lei de meios de pagamento do Banco Central (BC) e procura oferecer uma conta digital para cada comissão.

Com isso, os próprios alunos gerenciam os valores da formatura através de relatórios atualizados em tempo real. Para programar os pagamentos aos fornecedores, deve haver a aprovação de 2 pessoas previamente cadastradas, além de pelo menos um documento que comprove a transação, como um contrato.

Outra possibilidade é cadastrar a agência organizadora para inserção dos pagamentos, mas eles só serão aprovados com a autorização da comissão. Sempre que algum valor for debitado da conta, todos os membros do comitê receberão uma comunicação relativa à transação.

Além da conta digital, o Keeper oferece um marketplace para os estudantes colocarem produtos à venda com o intuito de aumentar a arrecadação para a formatura. “Também ajudamos as comissões com as análises de proposta e contratos que eles recebem dos fornecedores da formatura. Isso faz com que eles tomem as melhores decisões e minimiza as chances de caírem em golpes como os que vêm acontecendo”, complementa Alexandre Kanaan, diretor comercial do Keeper.

Quais as opções para investir o dinheiro da festa?

Com a administração do dinheiro em ordem, vale a pena pensar em investir o montante que está sendo arrecadado. Bazzo, da Planejar, recomenda opções conservadoras, como um CDB de um banco de boa avaliação, protegido pelo FGC (Fundo Garantidor de Crédito).

“Você pode usar a estrutura do mercado financeiro para gerar um juros e fazer esse dinheiro render um pouco mais do que só as contribuições mensais. Mas você precisa colocar em investimentos super conservadores. Não é hora de fazer esse valor ser usado de forma irresponsável”, afirma.

De acordo com a planejadora financeira, pensando individualmente, os gastos com as prestações mensais não podem prejudicar a estrutura de vida do aluno. Se não comporta o valor, ele vai precisar abrir mão de algum consumo ou terá que expandir sua fonte de renda, realizando vendas ou aulas particulares, por exemplo.

Também há modalidades no mercado voltadas especificamente para o financiamento de formaturas. O Consórcio Magalu, empresa de consórcios do Magazine Luiza, oferece ao estudante uma carta de crédito de serviço no valor de no máximo R$ 30 mil, que pode ser quitada em até 60 vezes. Se os planos mudarem e o aluno desistir da festa de formatura, ele pode usar o crédito para outra finalidade.

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